Điều kiện xin Vorab (Giấy chấp thuận trước) của Sở Lao Động Đức
Vorab/ZAV là gì và cần điều kiện nào để được Sở Lao động Đức chấp thuận? Đây là câu hỏi quan trọng với người Việt Nam chuẩn bị sang Đức làm việc. Về mặt chính thức, Vorabzustimmung là sự chấp thuận trước của Bundesagentur für Arbeit (BA – Cơ Quan Lao Động Liên Bang Đức), thường do ZAV xử lý, nhằm kiểm tra trước các điều kiện tiếp cận thị trường lao động. Tuy nhiên, không có một bộ điều kiện chung cho tất cả ứng viên: yêu cầu về bằng cấp, kinh nghiệm, tiếng Đức, mức lương và giấy phép hành nghề thay đổi theo từng loại visa và nghề nghiệp.
Vorab là gì và ZAV kiểm tra những gì?
Theo Cơ quan Lao động Liên bang Đức (BA), chủ lao động có thể xin Vorabzustimmung trước khi người lao động nộp visa. Nếu kết quả tích cực, Bộ Lao Động cấp chấp thuận trước; người lao động sau đó sử dụng văn bản này trong hồ sơ visa. Hiện BA cho phép Vorab trong nhiều tình huống, gồm đào tạo nghề, lao động có bằng đại học (diện 18B), lao động ngắn hạn theo hạn ngạch, một số diện phái cử/nghệ sĩ và “các việc làm khác”. Vorab có hiệu lực 9 tháng kể từ ngày cấp; trong khoảng thời gian đó visa hoặc giấy phép cư trú liên quan phải được cấp, nếu không điều kiện việc làm phải được kiểm tra lại.
ZAV là đầu mối của BA về thị trường lao động quốc tế, tuyển dụng quốc tế và Arbeitsmarktzulassung – thủ tục cho phép tiếp cận thị trường lao động Đức. Khi xét một việc làm cần BA đồng ý, cơ quan này chú trọng vào việc người nước ngoài không bị tuyển với điều kiện bất lợi hơn lao động tương đương tại Đức, đồng thời kiểm tra lương, giờ làm, điều kiện lao động, nghĩa vụ bảo hiểm xã hội và giấy phép hành nghề khi có liên quan.
Một nhầm lẫn phổ biến khác là đánh đồng Vorab/ZAV với “Vorabzustimmung zum Visum” trong beschleunigtes Fachkräfteverfahren – thủ tục nhanh theo §81a AufenthG. Đây là hai cơ chế khác nhau: Vorab/ZAV do BA/ZAV thực hiện đối với khía cạnh lao động; còn trong thủ tục §81a, Ausländerbehörde – Sở Ngoại kiều điều phối toàn bộ quá trình và cuối cùng cấp thuận trước cho visa sau khi các bước công nhận bằng, BA và điều kiện cư trú đã đạt yêu cầu. Thủ tục nhanh §81a có lệ phí 411 EUR, không phải là lệ phí mặc định của một đơn Vorab/ZAV thông thường.
Lưu ý : Vorab không đảm bảo ứng viên có thể được chấp thuận khi xin visa lao động Đức
Điều kiện pháp lý để chủ lao động xin Vorab?
Điều kiện quan trọng nhất là chủ tuyển dụng phải có một công việc cụ thể tại Đức và công việc đó phải phù hợp với căn cứ pháp lý được sử dụng. Hợp đồng lao động thường được chấp nhận làm bằng chứng về lời mời làm việc; trong quy trình BA, biểu mẫu Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis – EzB là tài liệu quan trọng nhất để doanh nghiệp xác nhận có vị trí việc làm thực sự. Đáng chú ý, chính biểu mẫu BA nói rằng hợp đồng lao động chỉ phải xuất trình riêng nếu cơ quan đại diện Đức hoặc Ausländerbehörde yêu cầu; tuy nhiên trong hồ sơ visa tại Việt Nam, hợp đồng hoặc lời mời làm việc cụ thể vẫn là tài liệu quan trọng.
Biểu mẫu EzB yêu cầu doanh nghiệp cung cấp rất chi tiết: thông tin người lao động và doanh nghiệp, Betriebsnummer, ngày bắt đầu và thời hạn hợp đồng, địa điểm làm việc, chức danh và mô tả nhiệm vụ, bằng đại học/bằng nghề và tình trạng công nhận, kinh nghiệm hoặc chứng chỉ bổ sung, giấy phép hành nghề, giờ làm, nghỉ phép, thỏa ước tập thể, mức lương, bảo hiểm xã hội và chữ ký. Dữ liệu trong biểu mẫu phải phù hợp với nội dung hợp đồng.
Bằng cấp và công nhận bằng không phải lúc nào cũng giống nhau. Fachkraft theo diện 18B thường cần bằng đại học được công nhận. Ngược lại, diện “lao động có kinh nghiệm nghề” theo §19c(2) AufenthG kết hợp §6 BeschV không đòi hỏi công nhận đầy đủ tại Đức đối với nghề không được quản lý, nhưng về nguyên tắc ứng viên phải có bằng nghề tối thiểu hai năm được nhà nước tại nước đào tạo công nhận hoặc bằng đại học phù hợp, cùng tối thiểu hai năm kinh nghiệm nghề trong năm năm gần nhất. IT là ngoại lệ quan trọng: diện §6 có thể cho phép không có bằng chính quy nếu đáp ứng yêu cầu kinh nghiệm.
Tiếng Đức cũng không có một mức chung gọi là “điều kiện ZAV”. Với nhiều nghề không được quản lý, luật nhập cư không quy định một chứng chỉ tiếng Đức bắt buộc chỉ để BA đồng ý; doanh nghiệp vẫn có thể đặt yêu cầu ngôn ngữ cho vị trí. Trái lại, điều dưỡng là nghề được quản lý và việc được công nhận để hành nghề thường đòi hỏi tiếng Đức B2, cùng điều kiện sức khỏe và độ tin cậy; tóm lại điều kiện tiếng Đức sẽ tùy thuộc vào nhu cầu của chủ tuyển dụng & ngành nghề mà ứng viên đi làm tại Đức.
Kiểm tra thị trường lao động – Vorrangprüfung – cũng không áp dụng cho mọi hồ sơ. Với các trường hợp §§18a, 18b và những trường hợp Blue Card cần BA chấp thuận theo §39(2), luật quy định BA cấp Zustimmung không thực hiện Vorrangprüfung, trừ khi BeschV có quy định khác. Trong những diện mà kiểm tra ưu tiên được luật yêu cầu, BA xem xét liệu vị trí có thể được lấp bởi ứng viên có quyền ưu tiên hay không; khi đó nhà tuyển dụng có thể phải chứng minh không có ứng viên ưu tiên phù hợp. Vì thế, “bằng chứng đã đăng tuyển tại Đức” không phải tài liệu bắt buộc chung cho mọi Vorab
Quy trình xin Vorab/ZAV, thời gian, lệ phí và biểu mẫu:
- Bước đầu tiên là xác định đúng loại cư trú/lao động. Doanh nghiệp cần biết ứng viên đi theo §18a, §18b, §19c/§6, §22a, Ausbildung hay một quy định BeschV khác. Sai bước này có thể khiến bằng cấp, mức lương hoặc bản chất công việc không đủ điều kiện dù hồ sơ hành chính hoàn chỉnh.
- Tiếp theo, doanh nghiệp Đức chuẩn bị Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis. Mô tả nhiệm vụ nên đủ cụ thể để ZAV phân biệt đây là qualified employment, IT có chuyên môn, Pflegeassistenz hay helper work. Bằng/chứng chỉ và bản dịch tiếng Đức được đính kèm khi phù hợp; đối với nghề regulated phải thể hiện yêu cầu giấy phép hành nghề.
- Sau đó chuẩn bị tài liệu theo đúng diện. Bộ Lao Động Đức nêu rõ, chẳng hạn diện 18B có thể cần xác nhận của ZAB về việc bằng được nhà nước tại nước cấp bằng công nhận, Zusatzblatt A và các cam kết của hai bên; lao động ngắn hạn theo hạn ngạch cần thỏa ước tập thể hợp lệ; người nộp thay doanh nghiệp cần giấy ủy quyền. BA yêu cầu hồ sơ đầy đủ, ký nếu cần; định dạng tải lên gồm PDF hoặc các định dạng ảnh được hỗ trợ, tối đa 9 MB mỗi tệp.
- Nộp online cho ZAV/BA trước khi nộp visa. Điều kiện thủ tục được BA công bố rất rõ: ứng viên chưa được nộp đơn xin visa tại cơ quan đại diện Đức và cũng chưa nộp đơn xin Aufenthaltstitel lao động tại Ausländerbehörde. Sau khi tải hồ sơ lên cổng BA, ZAV có thể yêu cầu bổ sung. Khi được chấp thuận, doanh nghiệp chuyển Vorab cùng các tài liệu cần thiết cho ứng viên để sử dụng trong hồ sơ visa.
Thời gian xử lý Vorab: không xác định trên trang hướng dẫn chính thức của BA được rà soát; BA không công bố ở đó một cam kết end-to-end kiểu “7 ngày” hay “14 ngày” cho mọi đơn Vorab. §36(2) BeschV có mốc hai tuần kể từ khi BA nhận Zustimmungsanfrage do cơ quan có thẩm quyền chuyển, và rút xuống một tuần trong §81a và một số trường hợp §18g. Đây là thời hạn pháp lý trong cơ chế phối hợp giữa cơ quan chức năng, không nên diễn giải thành cam kết rằng mọi đơn Vorab tự nộp trực tiếp cho ZAV sẽ xong trong hai tuần.
Lệ phí riêng của một hồ sơ Vorab/ZAV thông thường: không xác định trên trang Vorab chính thức của BA được rà soát. Cần phân biệt với thủ tục nhanh §81a, có phí chính thức 411 EUR, và với một số thủ tục BA đặc thù như Werkvertragsverfahren có biểu phí riêng.
Biểu mẫu chính cần nhớ là Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis (EzB). Ngoài ra có Zusatzblatt theo loại hồ sơ, ví dụ Zusatzblatt A cho recognition partnership; giấy ủy quyền nếu bên thứ ba xin thay; cùng bằng cấp, xác nhận công nhận, giấy phép hành nghề, bằng chứng kinh nghiệm hoặc tài liệu đặc thù theo quy định
Kết luận :
Xin Vorab/ZAV hiệu quả bắt đầu từ việc chọn đúng căn cứ pháp lý. Doanh nghiệp và ứng viên cần bảo đảm công việc cụ thể, mức lương và điều kiện lao động phù hợp, EzB thống nhất với hợp đồng, bằng cấp hoặc kinh nghiệm đáp ứng đúng quy định từng diện visa và giấy phép hành nghề đã sẵn sàng nếu nghề được quản lý. Sau khi Vorab được cấp, người lao động vẫn phải hoàn tất thủ tục xin visa đúng yêu cầu; vì vậy Vorab nên được xem là công cụ giúp xử lý trước khâu chấp thuận lao động, chứ không phải sự bảo đảm chắc chắn cho kết quả visa.
