Lệ phí và thời gian xử lý Visa 18B Đức tại VFS Global tại Việt Nam
Visa 18B là thị thực quốc gia (Visa D) dành cho lao động lành nghề có trình độ đại học được Đức công nhận. Đây là loại visa dài hạn để làm việc tại Đức (có thể lấy thẻ xanh châu Âu (Blue Card) nếu lương đáp ứng điều kiện). Tại Việt Nam, mọi hồ sơ xin Visa 18B đều phải nộp qua đối tác ngoại VFS Global – đơn vị được Bộ Ngoại giao Đức ủy quyền từ tháng 6/2018 – với hai trung tâm tiếp nhận hồ sơ ở Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh với địa chỉ như sau :
- Tại TPHCM : Tòa nhà REE Tower, Tầng 3B, 9 Đoàn Văn Bơ, Phường Xóm Chiếu, Thành phố Hồ Chí Minh,
- Tại Hà Nội : Tòa nhà OCEAN PARK Phòng 207, Tầng 2, số 1 Đào Duy Anh, phường Kim Liên, Thành phố Hà Nội
VFS Global chịu trách nhiệm đặt lịch hẹn, tiếp nhận hồ sơ, thu phí, lấy sinh trắc học (vân tay, ảnh) và chuyển hồ sơ sang Đại sứ quán/Tổng lãnh sự Đức. Bạn có thể tham khảo VFS Global tại website này
01. Lệ phí Visa và phí dịch vụ VFS?
- Lệ phí Visa 18B: Theo hướng dẫn của Đại sứ quán Đức, lệ phí cấp thị thực dài hạn (Visa 18B) là 75 Euro cho mỗi hồ sơ. Người nộp hồ sơ sẽ thanh toán bằng tiền Đồng Việt Nam theo tỷ giá hiện hành (phải là tiền mặt hoặc chuyển khoản trước khi nộp). Đối với trẻ em (nếu có) đi theo diện gia đình đoàn tụ, lệ phí được giảm 50% (37,5 Euro).
- Phí dịch vụ VFS Global: Ngoài lệ phí Visa nói trên, người xin Visa 18B phải trả phí dịch vụ của VFS Global khi nộp hồ sơ. Hiện mức phí dịch vụ cơ bản là khoảng 28,13 EUR (~865.000 VND) cho mỗi hồ sơ (đã bao gồm VAT). Phí dịch vụ này cố định cho mọi loại hồ sơ xin Visa và phải thanh toán cùng lúc với lệ phí Visa. Trường hợp miễn phí thị thực (ví dụ trẻ em dưới 6 tuổi), vẫn phải trả phí dịch vụ VFS.
- Các dịch vụ bổ sung (tùy chọn): VFS Global cũng cung cấp các dịch vụ hỗ trợ thêm (không bắt buộc) để tạo thuận tiện cho người nộp hồ sơ. Ví dụ: dịch vụ SMS thông báo kết quả (xấp xỉ 3 EUR ~ 90.000 VND mỗi hồ sơ) hoặc dịch vụ gửi trả hộ chiếu tận nhà (có thể khoảng 50– hơn 100 nghìn VND tùy khu vực). Các dịch vụ này được thanh toán ngoài khoản phí chính. Người nộp đơn có thể đăng ký thêm khi nộp hồ sơ tùy nhu cầu.
- Cách thức thanh toán: Tại VFS Việt Nam, cả lệ phí Visa và phí dịch vụ VFS đều được quy đổi sang VND và thu tại trung tâm tiếp nhận. Người nộp hồ sơ có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc thẻ ghi nợ/tín dụng (VND). Hiện nay chưa áp dụng thanh toán bằng Euro hoặc hình thức trực tuyến cho phần lệ phí tại Việt Nam; ngoài ra, VFS cũng không nhận thanh toán bằng chuyển khoản cá nhân sau khi đến nộp hồ sơ.
02. Thời gian xử lý hồ sơ:
Thời gian xét duyệt thông thường: Thông báo từ VFS Global cho biết các loại visa dài hạn (Visa D), bao gồm cả Visa 18B, có thời gian xử lý trung bình khoảng 4–8 tuần từ khi nộp đủ hồ sơ. Tuy nhiên, theo công bố của Đại sứ quán, trong trường hợp cơ bản – khi hồ sơ đầy đủ và không gặp vấn đề gì – lãnh sự quán sẽ cố gắng xét duyệt trong vòng 15 ngày làm việc. Như vậy, người xin Visa nên dự trù ít nhất khoảng 1 tháng để nhận kết quả, nhưng không quá bất ngờ nếu có kéo dài lên đến 2 tháng
Yếu tố ảnh hưởng:
Nhiều yếu tố có thể làm kéo dài thời gian xử lý:
- Hồ sơ thiếu hoặc cần bổ sung: Nếu bộ hồ sơ chưa đầy đủ hoặc có giấy tờ cần làm rõ (ví dụ hợp đồng lao động chưa có xác nhận, chứng minh tài chính thiếu sót…), lãnh sự quán/VFS sẽ yêu cầu bổ sung. Thời gian bổ sung này thường cộng thêm ít nhất vài tuần.
- Xác minh từ Đức: Một số trường hợp còn phải chờ xác minh chuyên môn, học vấn ở Đức (qua Cơ quan công nhận bằng cấp ngoại (ZAB) hoặc hệ thống ANABIN). Nếu trường hợp đòi hỏi xác nhận hợp pháp/đạt chuẩn, thời gian xử lý sẽ thêm để các cơ quan Đức đối chiếu hồ sơ.
- Thủ tục §81a (Vorabzustimmung): Nếu trước đó cơ quan lao động liên bang Đức (BA) hoặc cơ quan ngoại kiều tại Đức đã đồng ý trước cho vị trí của bạn (được gọi là thủ tục “Vorabzustimmung” theo §81a Luật Cư trú), hồ sơ sẽ được ưu tiên xử lý nhanh hơn đáng kể. Do đó, nếu công ty tại Đức đã xin được giấy đồng ý trước cho bạn, hãy nộp kèm văn bản đó để rút ngắn thời gian.
- Cơ quan tác động quốc gia (BAMF): Ở một số trường hợp đặc biệt, hồ sơ có thể được chuyển qua xem xét thêm tại Cục Xúc tiến lao động liên bang (BAMF). Điều này thường áp dụng khi hồ sơ cần kiểm tra chuyên sâu về trình độ, và sẽ khiến thời gian chờ lâu hơn.
- Khung chính sách, khối lượng hồ sơ: Đôi khi do số lượng hồ sơ đông hoặc nguồn lực hạn chế, Đại sứ quán có thể cần nhiều thời gian hơn. Mùa cao điểm hoặc thay đổi chính sách (ví dụ chương trình tiếp nhận lao động mới) cũng có thể ảnh hưởng.
- Theo dõi hồ sơ (Tracking): Sau khi nộp, người xin Visa có thể theo dõi tình trạng hồ sơ online trên trang của VFS Global. Mỗi hồ sơ sẽ có mã số (thường là mã hồ sơ VIDEX hoặc mã định danh VFS) và email thông báo. Trên hệ thống, bạn sẽ xem được trạng thái đã chuyển đến Đại sứ quán, đang giải quyết, đã có kết quả, v.v. VFS cũng thường gửi email thông báo khi có cập nhật (ví dụ “đã chuyển hồ sơ đến Lãnh sự” hoặc “Visa được cấp/từ chối”). Lưu ý là dù VFS đưa ra thời gian tham khảo, quyết định cuối cùng là do Đại sứ quán Đức; do đó nếu có thắc mắc về việc xét duyệt, có thể liên hệ trực tiếp với Lãnh sự quán (Hà Nội) hoặc Tổng lãnh sự (TP.HCM) để hỏi.
03. Đặt lịch hẹn và mẹo rút ngắn thời gian
Đặt lịch hẹn VFS Global: Để nộp hồ sơ, đương đơn phải đặt lịch hẹn trực tuyến qua trang web VFS Global dành cho Việt Nam. Truy cập trang VFS (visa.vfsglobal.com/deu/vietnamese) để đăng ký và chọn loại visa phù hợp (Visa quốc gia – diện lao động, thường là “Specialist or Professionals with university degree”). Bạn có thể chọn bất kỳ trung tâm nào (Hà Nội hoặc TP.HCM) mà không bắt buộc theo nơi cư trú. VFS cam kết mở lịch hẹn trong vòng 2 ngày làm việc kể từ khi yêu cầu, và cũng có thể đến nộp ngay (walk-in) khi còn lịch trống. Khi đặt lịch, lưu ý nộp đủ giấy tờ theo checklist và mang theo xác nhận hộ chiếu còn hạn (ít nhất 6 tháng), hợp đồng lao động, bằng tốt nghiệp (bản công chứng và bản dịch), bảo hiểm y tế… để giảm khả năng bổ sung sau này
Mẹo rút ngắn thời gian:
- Hồ sơ đầy đủ, chính xác: Trước khi nộp, hãy kiểm tra kỹ mọi tài liệu theo yêu cầu cụ thể của Visa 18B (bao gồm hợp đồng lao động có xác nhận của Đức, bảng lương, CV, thư mời… cùng bản dịch tiếng Đức của tất cả giấy tờ tiếng Việt). Bất kỳ thiếu sót hay sai sót nào đều có thể làm chậm xử lý. Cách tốt nhất là tham khảo trang web VFS và hướng dẫn Đại sứ quán từng mục giấy tờ cần chuẩn bị. Các giấy tờ tiếng Việt bắt buộc phải kèm bản dịch công chứng sang tiếng Đức
- Chính xác trong biểu mẫu: Điền đúng đơn xin visa online (Form mẫu VIDEX). Đơn xin cấp thị thực quốc gia phải điền bằng tiếng Anh. In ra mang theo. Đảm bảo in trang chứa mã hồ sơ (barcode) từ đơn trực tuyến và dán kèm hồ sơ, để trung tâm VFS quét và nhận diện bạn
- Thủ tục §81a (Vorabzustimmung): Nếu người sử dụng lao động tại Đức đã được cơ quan lao động hoặc cơ quan ngoại kiều Đức chấp thuận trước thì bắt buộc nộp kèm giấy tờ đó. Văn bản chấp thuận trước (còn gọi là “ZAV-Bewilligung” hoặc “Pre-approval letter”) có thể rút ngắn đáng kể thời gian xét duyệt hồ sơ tại Đại sứ quán. Không phải bắt buộc, nhưng đây là ưu thế lớn nếu có thể làm được.
- Phỏng vấn rõ ràng: Trong một số ít trường hợp, lãnh sự quán có thể mời phỏng vấn. Lời khuyên là nếu được gọi, hãy nói rõ ràng bằng tiếng Đức hoặc tiếng Anh (nếu đủ trình độ) về mục đích sang Đức, vị trí công việc, năng lực chuyên môn. Ấn tượng tốt ở buổi phỏng vấn giúp lãnh sự tin tưởng và không nghi ngờ thông tin.
- Chủ động kiểm tra thêm: Sau khi nộp, bạn nên thường xuyên kiểm tra email (cả hộp thư spam) và tài khoản trên trang VFS để kịp thời bổ sung nếu VFS hay đại sứ quán yêu cầu thêm giấy tờ. Trả lời nhanh các yêu cầu bổ sung cũng giúp hoàn thành hồ sơ sớm hơn.
Tóm lại, Visa 18B (làm việc có bằng đại học) tại Việt Nam hiện được xử lý qua VFS Global Hà Nội/TP.HCM. Cần nắm rõ các khoản lệ phí (Visa 75 EUR, phí VFS ~28 EUR) và chuẩn bị hồ sơ thật kỹ để không mất thời gian bổ sung. Theo dõi xử lý qua hệ thống của VFS và liên hệ khi cần. Với hồ sơ đầy đủ và nếu có thêm thủ tục Vorabzustimmung §81a, bạn sẽ giảm thiểu đáng kể thời gian chờ đợi để được cấp Visa đúng kế hoạch
